ביקורת ספקים היא מרכיב קריטי בניהול שרשרת האספקה. הם מעריכים את איכות הספקים, יכולות האספקה, התאימות והקיימות של הספקים כדי להבטיח שהם עומדים בדרישות החברה ומפחיתים את סיכוני השותפות. הליך ביקורת נכון יכול לשפר ביעילות את היעילות והדיוק של הביקורת.
1. הכנה מוקדמת
לפני הביקורת יש להגדיר בבירור את היעדים וההיקף. יש לפתח תוכנית ביקורת מפורטת, הכוללת את סוג הביקורת (למשל, ביקורת מערכת, ביקורת תהליכים או ביקורת מוצר), לוח זמנים ומשתתפים. צוות הביקורת צריך להיות מורכב ממומחים ממחלקות רכש, איכות וטכנולוגיה. יש לשלוח הודעת ביקורת מראש לספק, המחייבת אותו להכין מסמכים רלוונטיים, כגון רישיון העסק, תעודת מערכת ניהול איכות ותרשימי זרימה של תהליך הייצור.
2. יישום ביקורת באתר-
ביקורת באתר- מורכבת משני חלקים: סקירת מסמכים והערכה- באתר. סקירת המסמכים מאמתת את השלמות והתאימות של המידע שסופק על ידי הספק, כגון אישורי ISO, רישומי בדיקה ותעודות תאימות סביבתיות. הערכת-אתר מאמתת את התאימות של תהליכי הייצור, תחזוקת הציוד והיעילות של אמצעי בקרת איכות באמצעות-תצפיות באתר, ראיונות עובדים ובדיקות אקראיות. יש לשים דגש מרכזי על תהליכי מפתח, ניהול מחסנים וטיפול במוצרים שאינם-תואמים.
3. נושא הקלטה ודירוג
במהלך הביקורת, יש לרשום בפירוט את כל אי ההתאמות שהתגלו, לסווג לפי חומרה (למשל, גדולות, בינוניות או קלות), ויש לדרג את הספק לפי תקני החברה (למשל, מצוין, מוסמך או לא מוסמך). לבעיות בסיכון גבוה-, יש לדרוש מהספק לתקן מיד ולספק תוכנית פעולה מתקנת.
4. דוח ביקורת ומעקב-
לאחר הביקורת, הצוות חייב להכין דוח ביקורת מקיף, הכולל מסקנות, המלצות לשיפור ותוכנית-מעקב. על הספק להגיש ראיות לתיקון במסגרת הזמן המוסכם, והמבקר יבצע סקירה כדי לאשר את סגירת לולאת הנושא. ספקים אשר באופן עקבי אינם עומדים בסטנדרטים צריכים להילקח בחשבון לסיום.
באמצעות תהליך ביקורת שיטתי, חברות יכולות לזהות ספקים-איכותיים, לייעל את יציבות שרשרת האספקה ולקדם שיפור מתמיד מצד הספקים, תוך השגת תועלת הדדית.
